Tips para un Servicio de Call Center de Excelencia

Los agentes de un servicio de call center están en la primera línea del servicio al cliente, a quienes se les confía la exigente tarea de complacer a los clientes. Con una gran cantidad de situaciones que pueden surgir en un intercambio de servicio al cliente, los agentes deben ser versátiles y equipados con un sólido conjunto de habilidades para manejar la complejidad del trabajo. Aquí hay algunas recomendaciones para lograr un excelente compromiso con el cliente

Oportunidad. La puntualidad es fundamental en el servicio al cliente. Los agentes deben ser rápidos en responder a las preguntas y estar preparados para cambiar a otro canal si un caso necesita más atención. Las tareas deben manejarse con prontitud.

Comunicación clara. Los agentes deben lograr un equilibrio entre dar respuestas completas, usar un vocabulario profesional y ser conversadores y accesibles al mismo tiempo. No es una tarea fácil, pero los agentes deben tratar de mantener sus intercambios concisos y relevantes y resistir la tentación de exagerar. Los clientes necesitan ese toque humano, y siempre es importante hacer presentaciones desde el principio. Sin embargo, siempre recuerde que valoran su tiempo, por lo que la comunicación debe ser al punto.

outsourcing-call-centerOtra de las características fundamentales que todo agente de servicio al cliente debe tener es sin lugar a duda la Paciencia. Los clientes pueden sentirse frustrados cuando hacen contacto, por lo que la paciencia es ciertamente una virtud que todo agente necesita tener. Los agentes deben dar a los clientes la oportunidad de explicar su situación en su totalidad y nunca reaccionar negativamente ante un cliente insatisfecho. Cuando los clientes necesitan una explicación técnica para un problema, los agentes también deben hacer que los clientes se sientan cómodos explicando una solución con calma y paciencia, al tiempo que recuerdan que los clientes no siempre poseen el conocimiento técnico necesario para resolver un problema.

Empatía! La empatía es una de las habilidades de servicio al cliente más importantes. Un cliente frustrado definitivamente necesita atención y tranquilidad, pero incluso los clientes satisfechos necesitan atención. Por ejemplo, simplemente reconocer la preocupación por la puntualidad (entrega rápida) y las ofertas promocionales relevantes (no enviar demasiados mensajes de marketing no deseados) muestra consideración y respeto por los clientes.

Es sumamente importante el conocimiento sobre productos y servicios que se están ofreciendo. Entre las habilidades esenciales de servicio al cliente es simplemente poseer el conocimiento para discutir productos y servicios. Los agentes deben recibir una capacitación exhaustiva para comprender mejor lo que ofrece la empresa, y deben actualizarse periódicamente sobre eventos importantes, como retiros y ventas promocionales.
¡Siempre! ¡Pero Siempre! Actitud positiva. No importa cuán molesto pueda estar un cliente, los agentes deben mantener una actitud positiva. El uso de un lenguaje positivo que refleje confianza en encontrar una solución tranquilizará al cliente y fomentará la lealtad sostenida en la marca.

Escucha atenta Si un cliente desea explicar una situación en detalle, los agentes deben estar dispuestos a escuchar. Además, es posible que los clientes no necesariamente acepten las soluciones que un agente tiene para ofrecer o que tengan preguntas sobre ellos, por lo que la escucha atenta es fundamental para mostrar respeto por las opiniones de los clientes y ofrecerles la mejor solución posible.

Call-Center-ServicioOrganización. Los agentes deben estar organizados en todo momento para brindar un servicio oportuno. Esto significa poder navegar de manera eficiente entre diferentes ventanas en una base de datos de CRM, así como cambiar de canal cuando sea necesario. La organización es vital para tomar notas de manera oportuna y brindar un gran servicio.

Adaptabilidad. De las habilidades de servicio al cliente más esenciales, la adaptabilidad a situaciones cambiantes es crucial. Los agentes deben estar preparados para manejar las diferentes demandas de los clientes, los posibles problemas técnicos, el cambio a otros canales y similares. Una interacción de servicio puede diferir completamente de la otra, por lo tanto, una habilidad importante para dominar es la disposición a seguir el flujo y adaptarse según sea necesario.

Disposición a hacer un esfuerzo adicional. Los clientes aprecian un gran servicio, pero les encanta un gesto que muestra un aprecio real por su negocio. Los agentes que hacen un esfuerzo adicional a menudo se ganan a los clientes. Dichos gestos pueden incluir acelerar una entrega gratuita para corregir un error de facturación, conectarse a otro departamento o canal para un mejor servicio, ofrecer un cupón de cortesía para un problema o simplemente hacer las preguntas correctas para brindar al cliente una experiencia completa y excepcional. .

Las habilidades de servicio al cliente deben aprenderse y perfeccionarse continuamente para ofrecer las mejores experiencias al cliente. Una combinación de entrenamiento y motivación para aprender tales habilidades permite a los agentes brindar el mejor servicio para la lealtad a la marca a largo plazo

Es importante contratar un servicio de call center de calidad, en el mundo existen numerosas empresas que bridan este tipo de productos, siempre hay que tener en cuenta que tengan en los posibles un ambiente de trabajo acorde y con todas las certificaciones necesarias para llevar a cabo las tareas para satisface al cliente. Una de las empresas que usted puede contratar si desea realizar el outsourcing en Argentina de su call center es LinkSolution, otra empresa si usted desea terciarizar en Estado Unidos es Sound Tele